ההתאמה מתבצעת על בסיס הנתונים שממלאים בחשבון האישי, ובהשוואה לתנאי הזכאות של המלגות המופיעות במאגר Milgapo. בין היתר, ההתאמה עשויה להתבסס על תחום הלימודים, סוג התואר או התעודה, מוסד הלימודים, שנת הלימודים, מקום המגורים, גיל, שירות צבאי או לאומי, מילואים, מצב משפחתי, מוצא, מצב כלכלי וקריטריונים נוספים.
כאשר מלגה חדשה נפתחת, נבדקת התאמתה לפרופיל האישי של הסטודנט. אם נמצאת התאמה, לקוחות Milgapo Premium מקבלים עדכון וסיוע בהתאם לאופן ההגשה של אותה מלגה - באמצעות הדרכה אישית או הגשה אוטומטית, כאשר אפשרות זו קיימת.
למה חשוב לעדכן את החשבון האישי? משום שהתאמת המלגות תלויה במידע שנמצא במערכת. שינוי במוסד הלימודים, בשנת הלימודים, בכתובת, במצב המשפחתי או בפרטים אחרים עשוי להשפיע על המלגות שיוצגו כמתאימות. Milgapo מפעילה מאגר של יותר מ־1,000 מלגות לסטודנטים בישראל, אך ההתאמה לכל מלגה תלויה בתנאים שקבע הגוף המעניק אותה